VG Bildkunst – Achtung neuer Meldeschluss: 31. März

24.03.26

Ab dem Jahr 2026 wird der Meldeschluss vom 30. Juni auf den 31. März vorverlegt, damit die VG Bild-Kunst die gesetzlich vorgegebenen Ausschüttungsfristen (Ende 3. Quartal) einhalten kann. Mitglieder sollten sich frühzeitig auf diese wesentliche Änderung im Verfahren einstellen, denn der Meldeschluss ist eine Ausschlussfrist!

Neue Einstellung des Meldeportals

Um Missverständnisse und Fehler im Meldeprozess zu reduzieren, wird das Meldeportal in Zukunft so eingestellt, dass die Meldungen für ein bestimmtes Kalenderjahr vom 1. April des gleichen Jahres bis zum 31. März des Folgejahres möglich sein werden.

Beispiel: Im ersten Quartal 2026 können bis zum Meldeschluss am 31. März nur Meldungen für 2025 abgegeben werden. Nutzungen, die im ersten Quartal 2026 stattfinden, können erst ab dem 1. April 2026 im Meldeportal eingetragen werden.

Warum muss es einen Meldeschluss geben?

In den Sparten der Kollektivverteilung müssen Mitglieder und Berechtigte der VG Bild-Kunst Meldungen zu ihren Werknutzungen einreichen, um eine Ausschüttung zu erlangen. Denn die VG Bild-Kunst verfügt in den meisten Fällen nicht über die Daten, welche Werke zu den Erlösen beigetragen haben und welche nicht. Wenn sie über Angaben verfügt, werden die entsprechenden Gelder in den Sparten der Individualverteilung ausgeschüttet, was in der Regel keine Mitwirkung von Seiten der Berechtigten erforderlich macht.

Es liegt auf der Hand, dass es einen Stichtag geben muss, bis zu dem Meldungen bei der VG Bild-Kunst eingereicht werden können. Denn die VG Bild-Kunst muss irgendwann wissen, wer an einer bestimmten Ausschüttung partizipiert und wer nicht. Ist das Geld erst einmal ausgeschüttet, können Nachzügler*innen nicht mehr berücksichtigt werden, weil man ansonsten allen, die Ausschüttungen erhalten haben, wieder etwas abziehen müsste. Für einige Sonderfälle, wie zum Beispiel rückwirkende Ausschüttungen an neue Mitglieder, wird eine Rückstellung gebildet.

Warum liegt der Meldeschluss auf dem 31. März?

Wir wissen jetzt, dass es einen Stichtag geben muss und dass dieser Stichtag einmal im Jahr anzusetzen ist. Grundsätzlich ist es gleichgültig, auf welches Datum der Stichtag fällt, denn einmal im Jahr muss man sich der Mühe der Meldung unterziehen.

Allerdings stimmt diese Analyse nicht ganz: Gemeldet werden Werknutzungen für das vorangegangene Kalenderjahr. Würde der Meldeschluss beispielsweise auf den 6. Januar fallen, dann hätten Mitglieder für Werknutzungen, die Ende Dezember des Vorjahres stattgefunden haben, nur eine sehr kurze Meldefrist. Für Nutzungen, die dagegen im Sommer des Vorjahres stattgefunden haben, wäre ausreichend Zeit für eine Meldung vorhanden.

Um eine Ungleichbehandlung zu vermeiden, musste sich die VG Bild-Kunst bei der Vorverlegung des Datums des Meldeschlusses somit an den Werknutzungen orientieren, die entweder im Dezember des Vorjahres liegen, zum Beispiel Werkpräsentationen oder Kunst am Bau, oder die erst nach Abschluss des Vorjahres sinnvoll vorgenommen werden können, wie zum Beispiel Honorarmeldungen.

War man in den Planungen noch von Ende Februar als möglichem neuen Meldeschluss ausgegangen, so haben sich die Berufsgruppen in ihren Versammlungen im April 2025 für einen zusätzlichen Monat ausgesprochen. ​​​​​​​Die Mitgliederversammlung legte den neuen Meldeschluss dementsprechend auf den 31. März.

Jedes Mitglied hat somit mindestens drei volle Monate Zeit, um die Meldungen einzureichen. Krankheit oder berufliches Engagement sollten somit kein Hinderungsgrund darstellen. Außerdem können die meisten Meldungen für ein bestimmtes Kalenderjahr auch schon im gleichen Jahr abgegeben werden: so zum Beispiel Buchmeldungen, Einzelbildmeldungen und Filmmeldungen.

Wo es eine Regel gibt, gibt es auch Ausnahmen:

Bildagenturen

Unsere Bildagenturen werden an den Einnahmen aus der Social-Media-Bildlizenz beteiligt, sobald die ersten Zahlungen der Plattformanbieter erfolgen. In diesem Herbst wird die VG Bild-Kunst erstmals Meldungen einholen, um alle Ausschüttungsdaten für eine erste Ausschüttung beisammenzuhaben.

In der Zukunft wird der Meldeschluss am 31. August für die Meldungen des Vorjahres liegen. Warum so spät? Weil die Meldungen der Bildagenturen einfach zu verarbeiten sind, so dass trotzdem eine Ausschüttung bis zum 30. September erfolgen kann.

Honorarmeldungen – Nachweise

Für gemeldete Honorare eines Kalenderjahres ab 24.000,- Euro ist eine Bestätigung durch eine*n Steuerberater*in oder Wirtschaftsprüfer*in als Nachweis einzureichen (oder es müssen Scans aller Honorarrechnungen zur Verfügung gestellt werden). Für die Bestätigung gilt nach wie vor die Frist des 30. Juni. Die Honorarmeldung selbst muss somit bis zum 31. März eingereicht werden, die Bestätigung kann bis zum 30. Juni nachgereicht werden.

Filmmeldungen

Filmmeldungen sollen grundsätzlich immer eingereicht werden können, solange eine Ausstrahlung in einem abrechnungsfähigen TV-Sender angegeben werden kann.

Bei kleineren Formaten (Fachjargon: „meldebezogene Filmwerke“) muss diese Meldung allerdingsbis zum Meldeschluss erfolgt sein, damit eine Ausstrahlung im Vorjahr berücksichtigt wird. Verpasst jemand die Frist, kann das Werk höchstens berücksichtigt werden, wenn es in einem späteren Ausstrahlungsjahr erneut im TV zu sehen ist.

Bei größeren Formaten (Fachjargon: „nutzungsbezogene Filmwerke“) gilt diese Regel nicht. Hier werden Meldungen entweder in der Regelausschüttung berücksichtigt, also im Jahr nach der Ausstrahlung, oder in der Schlussausschüttung, die im fünften Jahr nach der Ausstrahlung durchgeführt wird. Erst nach der Schlussausschüttung ist wirklich Schluss.

Link zur Meldung VG-Bildkunst